Tóm tắt Head First cho việc học PMP

Nội dung bài này mục đích ghi chú lại nội dung các chương của Head First. Đây được xem là tài liệu cơ bản nhất trước khi đọc PMBOK 5.

Nội dung:

  1. Tại sao phải học PMP?
  2. Organizations, Processes, Projects
  3. The Process Framework
  4. Integration Management (IM)
  5. Scope Management
  6. Time Management (TM)
  7. Cost Management
  8. Quality mamagement (QM)
  9. HRM
  10. Communication Management
  11. Risk management
  12. Procurement management

1 Tại sao phải học chứng chỉ PMP?

Bạn có cảm thấy mệt mỏi với việc phải đối mặt với những vấn đề lặp đi lặp lại? Nếu bạn làm việc nhiều dự án bạn sẽ nhận thấy rằng chúng ta lặp đi lặp lại việc phải đối mặt những vấn đề một cách lặp đi lặp lại (over and over again). Và đây là lúc bạn cần phải học để giải quyết những vấn đề này một cách thông dụng.Có một số lượng lớn các PM viết tài liệu mang tính thực tiễn giúp chúng ta. Hãy bắt đầu để thay đổi cách chúng ta quản lý dự án (QLDA). Ở chương 1 chúng ta sẽ học một số thứ hay ho sau:

  1. Những vấn đề có quen không?
  2. Dự án không phải thực hiện theo những cách sau
  3. Vấn đề của bạn sẽ được giải quyết.
  4. Chúng ta hãy bắt đầu nói về tính trách nhiệm đầu tiên.
  5. Một chứng chỉ PMP còn hơn cả việc thi qua kỳ kiểm tra.
  6. Những gì xảy ra khi có chứng chỉ PMP.

2 Organizations, Processes, Projects

Bản chất của dự án là làm việc đồng đội (teamwork), và cách để teamwork làm việc lại phụ thuộc vào loại hình tổ chức bạn làm việc (the type of organization). Trong chương này bạn sẽ được học về những loại cơ cấu tổ chức khác nhau và những loại nào bạn nên tìm kiếm trong sự nghiệp qlda của mình. trong chương này bạn sẽ học một số thức mới mẻ sau:

  1. Có 3 loại hình tổ chức.
  2. Câu chuyện của Kate.
  3. Quản lý chi phí, chất lượng, phạm vi và lập lịch.

3 The Process Framework

Tất cả những việc bạn làm trong một dự án tạo ra quy trình.

Một khi bạn hiểu tất cả các quy trình trong một dự án phối hợp nhuần nhuyễn nhau. Có một khuôn mẫu cho việc thực thi dự án.Đầu tiên là hoạch định, sau đó bạn cho nó làm việc. Trong quá trình thực thi bạn luôn so sánh thực tế dự án với dự án lý thuyết đã hoạch định. Nếu có một thức gì đó hoạt động sai so với hoạch định, nhiệm vụ của bạn là sửa sai và cho làm chúng trở lại như đã hoạch định.

process frameworkthe process groups and knowledge areas—is the key to all of this happening smoothly

Trong chương này bạn sẽ được biết về:

  1. Cooking up a project
  2. Dự án cũng giống như một công thức.
  3. Break it down.
  4. Mổ xẻ một quy trình (Anatomy of a process)
  5. Kết hợp nhiều quy trình để hoàn thành dự án.
  6. Tri thức tổ chức các quy trình.
  7. Lợi ích của việc quản lý dự án thành công.

4 Integration Management (IM)

Là một PM thông qua học chương này bạn có thể áp dụng một vài quy trình (few processes) hàng ngày. Hãy thực hành chúng và sếp của bạn sẽ hài lòng hơn bao giờ. Chúng ta hãy bắt đầu cho Quản lý Tích hợp. Ở chương này bạn học về:

  1. Công việc hàng ngày của một PM.
  2. 7 quá trình trong IM
  3. Bắt đầu dự án với Initiating Process.
  4. IM và các nhóm quá trình (process groups)
  5. Quy trình tuyên bố dự án  phát triển (Develop Project Charter).
  6. Khi nào bạn cần thay đổi kế hoạch dự án
  7. Cách những quá trình tương tác với nhau.
  8. Quá trình đóng dự án.
  9. tại sao lại là INTEGRATION management?

5 Scope Management 

(Doing The Right Stuff)

Một khi bạn liệt kê các công việc cần để dự án hoàn thành, đó là lúc bạn phải xem xét phạm vi của bạn khi dự án chạy. Khi mỗi mục tiêu được hoàn thành, bạn cần xác thực các công việc được hoàn thàh và những người khi được hỏi cảm thấy hài lòng về kết quả. Trong chương này ta sẽ được học về các công cụ để thiết lập mục tiêu và giữ cho mọi người luôn luôn đúng vai trò của họ (keep everybody on track).

  1. 5 quá trình trình trong quản lý phạm vi.
  2. Quá trình hoạch định phạm vi (Scope Planing)
  3. Định nghĩa phạm vi của dự án (scope of project).
  4. Xây dựng một phạm vi sơ bộ (Preliminary scope).
  5. Cách để định nghĩa một phạm vi.
  6. Phạm vi ko còn là sơ bộ thêm nữa.
  7. Tạo WBS (Work Breakdown Structure).
  8. tại sao scope thay đổi.
  9. Change Control System.
  10. Một vài công cụ và kỹ thuật về Scope Control.
  11. Cổ đông quyết định khi nào dự án hoàn thành.

6 Time Management (TM)

Getting it done on time.

TM là những gì hầu hết mọi người nghĩ khi học là một PM. Đây được hiểu về quản lý thời gian như việc thiết lập và đến deadline. Nó bắt đầu với việc hình dung các công việc cần làm, cách bạn sẽ làm nó, nguồn lực gì bạn sẽ dùng, và mất bao lâu để làm. Sau đó bạn cần phát triển và kiểm soát lập lịch này.

  1. Quy trình quản lý thời gian (TM Processes)
  2. Tiến trình định nghĩa hoạt động (Activity Definition process)
  3. Activity Definition Outputs
  4. Activity Sequencing processprocess
  5. Biểu đồ (Diagram) MQH giữa các hoạt động.
  6. Một số công cụ sắp xếp thứ tự công việc (sequencing)
  7. Leads vs Lags
  8. Tạo Network Diagram.
  9. Tiến tình ước lượng nguồn lực hoạt động (Activity Resource Estimate)
  10. Một số công cụ và kỹ thuật ước lượng thời gian.
  11. Tiến trình ước lượng thời gian hoạt động (Activity Duration Estimation)
  12. Tiến trình phát triển lập lịch (Schedule Development Estimation)
  13. Cách tìm được giới hạn (Critical Path)
  14. Crash the schedule
  15. Theo dõi nhanh (fast-tracking) dự án.
  16. Quy trình kiểm soát Schedule (Schedule Control Process)
  17. Đo lường và báo cáo kết quả (measuring and reporting performance)

7 Cost Management

Watching the bottom line

Tất cả các dự án đều cần tiền. Nếu chúng ta có một ngân sách lớn, bạn có thể thuê nhiều người để thực hiện dự án nhanh hơn và hoàn thành chúng dễ dàng. Điều này lý giải tại sao không có kế hoạch dự án nào hoàn thành nếu không đề cập đến ngân sách. Nhưng dù dự án bạn làm nhỏ hay lớn, và bao nhiêu nguồn lực hay hoạt động bạn cần làm trong dự án

  1. Giới thiệu về các tiến trình quản lý chi phí (Cost Management Process).
  2. tiến trình ước lượng chi phí (Cost Estimation process)
  3. Công cụ và kỹ thuật cho Cost Estimation.
  4. Tiến trình xác định ngân sách chi phí (Cost Budgeting process)
  5. Cost budgeting: how to build a budget.
  6. Những gì cần thiết để thiết lập ngân sách.
  7. Một vài công cụ và kỹ thuật.
  8. Earned valued tell you how’re doing.
  9. look at your schedule to figure out your budget.
  10. Cách tính PV (Planned Value)
  11. Cách tính EV (Earned Value)
  12. Project đang làm nhanh hay chậm (SI và SPI)
  13. Bạn có đang bị vượt ngân sách (CV, SPI)
  14. Công thức đo lường hiệu quả (Performance Measurement Analysis)
  15. Liên qua CPI và SPI trong tiêu chuẩn đánh giá dự án.
  16. Tiên đoán dự án khi hoàn thành như thế nào
  17. Tính toán phương sai EAG, ETC, VAG.
  18. Tìm kiếm thông tin thiếu xót.

8 Quality Management

Dự án chưa đủ nếu chúng ta hoàn thành nó đúng giờ và không bị vượt ngân sách. Bạn cần đảm bảo chuyển đúng sản phẩm/dịch vụ thoả nhu cầu của các bên liên quan. Ở chương này trả lời các điểm lý thuyết sau:

  1. Chất lượng là gì?
  2. Cần hơn chỉ là kiểm tra để đo lường chất lượng.
  3. Tiến trình hoạch định chất lượng (Quality Planning process)
  4. Cách lập kế hoạch chất lượng.
  5. Quá trình kiểm soát chất lượng hiệu quả (Performance Quality Control process)
  6. 7 công cụ cơ bản về chất lượng.
  7. Biểu đồ Parato, flowcharrt và histograms
  8. Run chart và Scatter chart.
  9. Quality control có nghĩa là tìm kiếm và sửa sai lỗi.
  10. Quy trình đảm bảo chất lượng đầu ra (Perform Quality Assurance process)
  11. Một số ý tưởng về Quality Assurance.

9 HRM

Đằng sau mỗi dự án thành công là một đội tuyệt vời. Bạn cần hoạch địch cẩn thân, thiết lập một môi trường làm việc tốt, và tổ chức những người tốt nhất cho dự án. Nhưng chưua đủ nếu như ta chỉ quan tâm đến những người tốt cho dự án, bạn cần phải thúc đẩy động lực cho team member và giải quyết các xung đột nếu có. HRM cung cấp cho bạn các công cụ để tổ chức một team tốt nhất và dẫn dắt họ đến thành công trong dự án.

  1. Quy trình HRM trong PM.
  2. tiến trình hoạch định nguồn lực (Human Resource Planning process).
  3. Kế hoạch quản lý nhân sự (Staffing Management Plan).
  4. Acquire Project team process
  5. Develop Project Team process
  6. Phát triển team.
  7. Lãnh đạo team.
  8. Thúc đẩy team.
  9. Cách thức team làm việc.
  10. Manage Project Team process
  11. Cách giải quyết xung đột team.

10 Communication Management

Getting the word out

Communication ở đây có nghĩa là giúp mọi thành viên dự án có được thông tin mà họ muốn, phục vụ giải quyết những khó khăn.

  1. Quy trình quản lý trao đổi thông tin.
  2. Tiến trình hoạch định thông tin. (Communication Planning process)
  3. Quy trìn phân phối thông tin (Information Distribution process)
  4. Những công cụ phân phối thông tin
  5. Tiến trình báo cáo kết quả (Performance Reporting Process)

11 Risk Management 

Planning for Unknown.

  1. Thế nào là risk?
  2. Cách xử lý risk?
  3. Quy trình hoạch định quản lý risk? (Risk Management Planning process)
  4. Quy trình định danh risk (Rísk Identification process)
  5. Một số kỹ thuật định danh risk
  6. Quy trình phân tích định tính risk (Qualitative Risk Analysis process)
  7. Sự khác biệt phân tích định tính và định lượng (Qualitative vs Qualntitative)
  8. Quy trình phân tích định lượng Risk (Quantitative Risk Analysis process)
  9. Tính EMV của risk (Expected Monetary Value)
  10. Cây ra quyết định sử dụng EMV để lựa chọn.
  11. Quy trình hoạch định đối phó risk (Risk Response Planning process)
  12. Bạn không thể hoạch định cho tất cả các risk ở lúc bắt đầu dự án.
  13. Tiến trình điều kiển và giám sát risk (Risk Monitoring and Controlling Risk process)

12 Procurement Management 

… to be continue…