Kĩ năng giải quyết vấn đề

Một trong những kĩ năng mềm mà các công ti coi là rất quan trọng khi thuê người tốt nghiệp đại học là giải quyết vấn đề. Trong phỏng vấn việc làm, sinh viên thường được cho những vấn đề để giải quyết để xác định họ tốt mức nào trước khi họ được thuê. Vì tình huống này, sinh viên thường hỏi: “Tôi học kĩ năng này ở đâu?”

Kĩ năng giải quyết vấn đề thường được dạy trong các lớp khoa học và toán học nhưng một số sinh viên không nhận ra điều đó. Khi họ được trao cho một lí thuyết để chứng minh hay bài toán toán học để giải, họ đang học về giải quyết vấn đề. Về căn bản, giải quyết vấn đề bao gồm năm bước: Nhận diện vấn đề (Vấn đề là gì?); thu thập thông tin và phân tích vấn đề (Tôi có thông tin gì?); phát sinh giải pháp tiềm năng (Tôi có thể giải nó bằng bao nhiêu cách?); lựa chọn và kiểm thử giải pháp (Giải pháp nào là tốt nhất và làm sao tôi kiểm thử được nó?); và đánh giá kết quả (Tôi đã giải được nó chưa? Giải pháp tốt thế nào?).

Vấn đề chung trong các sinh viên là họ có xu hướng giải vấn đề ngay lập tức thay vì phân tích mọi phương án. Họ cần biết rằng có vài giải pháp và họ cần phân tích tất cả chúng trước khi lựa chọn giải pháp tốt nhất. Tôi khuyến cáo sinh viên dùng kĩ thuật “Flowcharting” (lưu đồ) khi học giải quyết vấn đề. Flowchart là bản đồ hay biểu đồ chỉ ra mọi bước trong quá trình. Nó giúp sinh viên hiểu qui trình và đảm bảo chắc mọi bước trong qui trình đều được đề cập tới. Khi đối diện với nhiều tuỳ chọn, sinh viên nên dùng kĩ thuật “Decision Matrix” ma trận quyết định. Một Decision Matrix bao gồm hai cột, các tuỳ chọn được liệt kê ở cột bên trái  và tiêu chí lựa chọn được liệt kê ở hàng trên cùng của cột bên phải. Từng tuỳ chọn đều được phân hạng theo tiêu chí lựa chọn để đi tới quyết định logic tốt nhất.

Đọc thêm  Sau ngày tốt nghiệp

Giải quyết vấn đề thường được gắn với kĩ năng trao đổi và làm việc tổ bởi vì trong một công ti, công nhân không giải quyết vấn đề một mình mà làm nó trong tổ. Chìa khoá cho giải quyết vấn đề hiệu quả và ra quyết định là đi qua qui trình một cách hệ thống. Trong cuộc họp tổ, người lãnh đạo tổ nên hỏi câu hỏi “Vấn đề đích xác là gì?” Bằng việc để cho các thành viên tổ tham gia vào nhận diện vấn đề, điều đó sẽ giúp mọi người hiểu nó rõ ràng và tránh được bất kì lẫn lộn nào về sau. Điều quan trọng đối với người lãnh đạo tổ là hội tụ vào tương lai bằng việc hỏi câu hỏi “Chúng ta đi đâu từ đây?” hay “Giải pháp của chúng ta là gì.” Lí do là nhiều tổ thường phạm sai lầm bằng việc hội tụ vào quá khứ về điều đã xảy ra và ai đáng trách, thay vì hội tụ vào giải quyết vấn đề. Bằng việc nhìn lại thay vì nhìn tới, cuộc họp có thể kết thúc một cách tiêu cực thay vì có năng suất.

Tôi thường nhắc nhở sinh viên rằng giải quyết vấn đề KHÔNG phải là phân tích nguyên nhân, điều hội tụ vào nhìn lại để tìm ra nguyên nhân. Cách duy nhất để giải quyết vấn đề là hội tụ vào việc sửa các thứ và đi lên trước. Tổ phải dùng mọi nỗ lực để nói về giải pháp thay vì vấn đề. Người lãnh đạo tổ phải giữ sự chú ý của các thành viên tổ và điều có thể được thực hiện thay vì điều đã xảy ra. Bất kì cái gì về ai đã tạo ra vấn đề hay ai phạm sai lầm nên được tránh vì nó có xu hướng ngăn cản tính sáng tạo của tổ. Tổ càng nghĩ về giải pháp, mọi người sẽ càng sáng tạo hơn và họ sẽ đi tới các ý tưởng hay hơn. Khi các thành viên tổ thực hành giải quyết vấn đề cùng nhau, thái độ tinh thần của họ thay đổi từ nhận thông tin thụ động sang người tham gia vào sáng tạo giải pháp.

Đọc thêm  Kiểm tra và điểm

 

—-English version—-

 

Problem Solving Skills

One of the soft-skills that companies consider very important when hiring college graduates is problem-solving. During job interview, students are often given problems to solve to determine how good they are before they are hired. Because of this situation, students often asked: “Where do I learn this skill?”

Problem solving skills are often taught in science and math classes but some students do not realize that. When they are given a theory to prove or math problems to solve, they are learning problem solving. Basically, problems solving involved five steps: Identify the problem (What is the problem?); Gather information and analyze the problem (What information do I have?); Generate potential solutions (How many ways could I solve it?); Select and test the solution (Which solution is best and how do I test it?); and evaluate the results (Did I solve it? How good is the solution?).

The common problem among students is they have a tendency to solve problem immediately instead of analyze all alternatives. They need to know that there are several solutions and they need to analyze all of them before select the best. I recommend students to use the “Flowcharting” technique when learning to solve problem. A flowchart is a map or diagram that shows all the steps in a process. It helps students understand the process and making sure all steps in the process are addressed. When facing several difficult options, students should use the “Decision Matrix” technique. A Decision Matrix consists of two columns, the options are listed on the left side and the selection criteria are listed on the top row of the right column. Each of the options is rated against the selection criteria to arrive at the best logical decision.

Đọc thêm  Học ở Mĩ

Problem solving is often tied to communication and teamwork skills because in a company, workers do not solve problem alone but do it in team. The key to effective problem solving and decision making is to go through the process systematically. In team meeting, the team leader should ask the question “What exactly is the problem? By having team members to participate in identify the problem, it will help everyone to understand it clearly and avoid any confusion later. It is important for team leader to focus on the future by asking question “Where do we go from here?” or “What are our solutions”. The reason is many teams often make mistake by focusing on the past on what happened and who to blame, rather than focus on solving the problem. By look back rather than forward, the meeting could end up negatively rather than being productive.

I often remind students that problem solving is NOT root cause analysis, which focus on looking back to find the cause. The only way to solve problem is focus on fixing thing and moving forward. The team must use all effort to talk about the solution instead of the problems. Team leader must keep the attention of team members on solutions and what can be done rather than what already happened. Anything about who created the problem or who made mistake should be avoid as it tends to inhibit the team creativity. The more the team thinks about the solution, the more creative everyone will be and better ideas they will come up with. When team members practice problem-solving together, their mental attitude changes from a passive recipient of information to a participant in the creation of solution.

Nguồn: science-technology.vn/?p=736 (science-technology.vn)