Sự khác biệt giữa Quản lý nguồn nhân lực và Quản lý nhân sự

Sự khác biệt giữa Quản lý nguồn nhân lực và Quản lý nhân sự

Continue reading “Sự khác biệt giữa Quản lý nguồn nhân lực và Quản lý nhân sự”

Đề thi quản trị nguồn nhân lực cô Trần Kim Dung K23 cao học QTKD UEH

Thời gian 75 phút, đề đóng – K23

Đề thi quản trị nguồn nhân lực cô Trần Kim Dung K23 cao học QTKD UEH

Trình bày các nội dung chính trong nghiên cứu hiện trạng đánh giá hiệu quả công việc và giải pháp và cho ví dụ minh họa

Bí quyết thiết lập KPIs trong 16 tuần

How to implement wining KPIs in 16 weeks 

Kaplan và Norton thiết lập ra mô hình BSC để hiện thực KPI cho doanh nghiệp và theo tác giả này 16 tuần là khoảng thời gian thích hợp để thiết lập thành công KPI. Tuy nhiên tổ chức có độ phức tạp và kích thước khác nhau mà có thể thời gian có thể dễ dàng bị kéo dài ra.

10 bài học rút ra cho việc thiết lập KPI cho doanh nghiệp là:

  1. Tìm kiếm người có kinh nghiệm bên ngoài.
  2. Bắt đầu với cam kết và giáo dục SMT
  3. Tập trung vào CSF (Critical Success Factors)
  4. Tuân theo luận 10/80/10
  5. Lựa chọn một KPI team nhỏ.
  6. “Just Do It”
  7. Vẫn sử dụng hệ thống hiện tại 12 tháng đầu tiên.
  8. Bắt tất cả các tham số hiệu suất vào trong database và thể hiện cho tất cả đội xem.
  9. Định dạng báo cáo KPI dễ hiểu.
  10. Có thể cần một số chỉnh sửa

4 nền tảng để phát triển KPI

Để phát triển hệ thống KPI cho một DN thành công sẽ được quyết định bởi 4 yếu tố sau đây:

  1. Sự cộng tác (Partnership) với nhân viên staff, union liên minh, key suppliers, và key customer.
  2. Chuyển quyền lực cho tuyến trước (front line)
  3. Tích hợp với quản lý, cải tiến, báo cáo hiệu năng.
  4. Liên kết các đo lường hiệu suất với chiến lược.

 

Mối quan hệ giữa chiến lược và phát triển đo lường hiệu suất tổ chức

 

Định nghĩa sứ mạng (mission), tầm nhìn (vision), chiến lược (strategy) 

Sứ mạng (Mission) Giống như một ngọn đèn dài vô tận (never be reached). Ví dụ như tuyên môn sứ mạng là “To make people happy”.

Tầm nhìn (Vision): Where we want to go? Ví dụ câu nói của tổng thống Kenedy “Quốc gia này sẽ đạt được thành tựu trước khi hết thập kỷ này là đưa con người lên mặt trăng và trở về trái đất an toàn”.

Chiến lược (Strategy): cách tổ chức đạt được tầm nhìn. Hay một cách khác là nghệ thuật sắp đặt tài nguyên để đạt được outcome.

Giới thiệu về đo lường hiệu suất – KPI KRI và PI

Rất nhiều cty áp dụng KPI để đo lường, giám sát hiệu quả làm việc, nhưng rất ít doanh nghiệp thực hiện điều này đúng và hiểu biết KPI thực sự là gì. Có 3 loại đo lường hiệu quả (3 types of performance measures)

  1. KRI (Key Result Indicators): How You Are Done trong một viễn cảnh nào đó.
  2. PI (Performance Indicators): What To Do
  3. KPI: What To Do to Increase Performance Dramatically.

Rất nhiều tổ chức đã thực hiện đo lường hiệu suất làm việc bằng sự kết hợp các loại đo lường hiệu suất trên. Nhưng chúng có mối quan hệ giữa 3 loại đo lường hiệu suất này. Hình bên dưới là mô tả mối quan hệ giữa KRI, PI và KPI.

 

KRI được review trong một chu kỳ tương đối dài, thông thường là hàng tháng hoặc hàng quý. Còn KPI được cập nhật được đến hàng ngày hoặc hàng tuần.

Một điểm thú vị nữa là KRI thông thường chỉ cover một số yếu tố mang tính phổ quát, chung, còn KPI đi sâu vào chi tiết phân tích hơn. Ví dụ giống như đồng hồ báo km/h của xe máy, KRI chỉ cho ta biết tốc độ hiện hành, thông thường trong việc quản lý thì thông tin có thể còn ít, nếu là KPI bạn có thể biết các thông số sâu hơn của máy như là độ nóng của động cơ, độ tiêu hao nhiên liệu…

 

KRI thông thường đo lường các yếu tố sau:

  • Customer satisfaction
  • Employee Satisfaction
  • EBT (Earning Before Tax)
  • Profitability of Customers
  • Return on Capital Employed

Ở giữa KRI và KPI có một số chỉ số hiệu suất PI:

  • Lợi nhuận của 10% các khách hàng dẫn đầu.
  • Lợi nhuận thuần (Net Profit) của các dòng sản phẩm chính.
  • Mức độ tăng trưởng phần trăm trong 10% top of customers.
  • Số lượng employee tham gia vào kế hoạch đề xuất (suggestion Schema)

 

KPI là một tập các đo lường tập trung vào khía cạnh hiệu suất của tổ chức hướng tới thành công hiện tại và tương lai của tổ chức.

 

7 đặc trưng cần có của KPI (đây là nhận xét thông qua thảo luận nhóm tham gia bởi 1500 chuyên gia về nhân lực)

  1. Đo lường không mang tính chất tài chính (Non-financial measures). Điều này có nghĩa là KPI không biểu diễn bởi tiền bằng Dollar, Yên hay Pound…
  2. Tần số đo lường luôn kèm theo (ví dụ 24/7 hay daily…)
  3. Có sự tham gia của CEO và Senior Management Team.
  4. Dễ dàng hiểu được các đo lường bởi tất cả các staff.
  5. Gán trách nhiệm đến cá nhân hoặc đội.
  6. Ảnh hưởng có ý nghĩa (significant impact) (Ảnh hưởng đến các nhân tố thành công then chốt CSF Critical Success Factor)
  7. Ảnh hưởng tích cực (Positive Impact) (Ảnh hưởng đến các đo lường hiệu suất khác theo một cách tích cực)

 

Điều này có thể các bạn phân vân tại sao các yếu tố KPI lại không có dính đến tiền giả sử là 1000$/ngày chẳng hạn. Là bởi vì nếu điều đó xảy ra thì nó là KRI (Key Result Indicator) mất rồi. Và xem hoạt động bán hàng trở thành một kết quả hoạt động. KPI được hiểu sâu hơn thế nhiều. Đó có thể là số lần liên lạc với các key customers mà đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp.

 

KPI thường được đo lường theo ngày, 24/7 và trễ nhất là theo tuần. Những phép đo lường tính bằng hàng tháng, hàng quý hay hàng năm thì không thể là KPI.

 

Có một thành ngữ sử dụng rất liên tưởng đến KPI đó là “horse has botled” có nghĩa là Doing something too late, là làm một điều gì đó quá muộn thì không còn là KPI nữa. Do vậy KPI rất quan tâm tới thành công hiện tại và tương lai của tổ chức. Ví dụ KPI về số lượng Key Customer ghé thăm vào tháng tới được hoạch định thế nào…

 

Rất nhiều tổ chức thực hiện các đo lường các sự kiện xảy ra ở tháng hay quý trước, những đo lường này không phải là KPI.

Lead Indicator và Lag Indicator?

Rất nhiều tác giả đưa ra sự khác biệt 2 khái niệm này và khiến cho không ít người trong số các bạn có sự hiểu nhầm giữa Lead và Lag Indicator.

Lead Indicator (Outcome) và Lag Indicator (Performance Driver). Để rõ hơn chúng ta xem xét một sự kiện là máy bay bị trễ thì sẽ thuộc loại là Lead Indicator hay Lag Indicator. Chúng tôi đã làm cuộc khảo sát thông qua vote ví dụ này ở nhiều hội thảo nhưng lạ thay số phiếu bình chọn luôn sấp xỉ nhau chứng tỏ vẫn có một sự mơ hồ về thế nào là Lead Indicator hay Lag Indicator.

Và nếu ta xem xét việc phân loại các performance measures thành Lead/Lag indicator sẽ sẽ gây nhầm lẫn hay là một cách không hoàn tốt để định nghĩa một cách đo lường hiệu suất.

Trong bài này bạn có thể hiểu đơn giản KRI thay thế cho Lag Indicators nếu bạn tiếp cận Lag Indicator từ trước, và KRI này được đo lường theo tháng hay quý như tôi đã đề cập từ trước.

 

PI và KPI theo một cách khác, chúng đặc tả những đo lường quá khứ, hiện tại và tương lai.

Một nhược điểm của Lead và Lag Indicator là không tập trung vào đo lường các chỉ số hiện tại và tương lai.

Ví dụ về KPI đo lường:

  • Hiện tại: Số lượng máy bay đang bị trễ quá 2 hours so với dự kiến.
  • Quá khứ: Số lượng máy bay bị trễ tháng trước/ quý trước.
  • Tương lai: Số lượng những sáng kiến được thực hiện trong tháng tới/2 tháng tới để hạn chế lượng máy bay trễ ở các khu vực nóng.

Bạn thấy đấy, việc tạo ra các KPI cũng cần cân nhắc theo trục thời gian quá khứ, hiện tại, và tương lai để hướng thành công của tổ chức trong dài lâu. Vậy thì đừng phân vân khái niệm Lead hay Lag Indicator làm gì nữa. Hãy tập trung và hỏi rằng bạn nên có bao nhiêu KRI, bao nhiêu PI và bao nhiêu KPI?

 Performance Measures và Luật vàng 10/80/10 

Kaplan và Norton (Cha đẻ của phương pháp thẻ điểm cân bằng BSC) khuyến nghị tổ chức bạn không nên có quá 20 KPIs.

Hope và Fraser lại khuyến nghị tổ chức bạn nên có ít hơn 10 KPIs.

Vậy luật 10/80/10 là một cách tiếp cận tổng quát rất tốt để thiết lập đo lường hiệu suất. Đó là tổ chức bạn nên có 10 KRIs, 80 PIs và 10 KPIs.

Continue reading “Giới thiệu về đo lường hiệu suất – KPI KRI và PI”

Đề thi quản trị nguồn nhân lực cô Trần Kim Dung lớp cao học Đêm 3 K22

Đề mở, 75 phút.

Câu 1: Trình bày chức năng và nhiệm vụ phòng chức năng (Kế toán hoặc R&D)

Câu 2: Với phòng chức năng trên nêu các KPI của phòng và cách thức định lượng KPI này.

 

Kinh nghiệm: So với đề nhiều lớp thì phần cốt lõi cần ôn nhất là KPI, nên chuẩn bị các tài liệu về sứ mạng, chức năng phòng. Đề này hơi khó so với đề lớp khác chắc 1 phần do thi sau các lớp cùng khóa K22.

Xây dựng KPI hiệu quả

KPI – Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc.

Bảng mô tả công việc + Công việc hàng tháng = chỉ số đánh giá hiệu quả chức danh đó.

Nói 1 cách đơn giản, tương tự như khi đi vào một phòng khám đa khoa, người ta sẽ tham vấn cho mình một loạt những test (thử máu, huyết áp, nhịp tim, X quang, nước tiểu, mắt, mũi, chân tay, thần kinh, vv…). Nếu ta khám hết, bác sỹ sẽ cho ta một loại kết quả thể hiện bằng những chỉ số định tính và định lượng. Tất cả những thông tin đó đều là KPI về tình trạng sức khỏe của chúng ta.

Chúng ta giám sát sức khỏe của mình, của doanh nghiệp, phòng ban và nhân viên, vv… thông qua các KPIs. Từ đó biết được chúng ta đang có sức khỏe tốt hay xấu, doanh nghiệp đang thắng hay thua, nhân viên đang hoạt động ra sao, vv… để rồi đưa ra các biện pháp giải quyết hiệu quả.

Các chỉ số KPI có thể thuộc nhiều loại khác nhau.

Việc hiểu nhầm và áp dụng máy móc hệ thống KPI sẽ tạo ra những bất cập trong hệ thống đánh giá trong công ty. KPI có thể thuộc ba loại như sau:

01- Hệ thống KPI tập trung vào đầu ra – output: Các KPI đầu ra output quá quen thuộc với các chuyên viên nhân sự. hệ thống KPI output cho phép thực hiện công tác đánh giá nhanh và hiệu quả. Tuy nhiên hệ thống này có các yếu điểm là không cân nhắc tốt tình hình thay đổi trên thị trường kinh doanh, không khuyến khích phát triển, tạo điều kiện cho nhân viên tập trung vào các giải pháp ngắn hạn tình thế. Continue reading “Xây dựng KPI hiệu quả”

Chức năng nhiệm vụ phòng tổ chức hành chính

Điều 4: Chức năng:

* Tham mưu cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc Công ty trong về:

– Tổ chức bộ máy và mạng lưới

– Quản trị  nhân sự

– Quản trị văn phòng

– Công tác bảo vệ, an toàn và vệ sinh môi trường .

Điều 5: Nhiệm vụ và quyền hạn:

5.1. Về công tác nhân sự, bộ máy, đạo tạo

– Tham mưu về công tác tuyển dụng, đào tạo, bố trí, luân chuyển, thi đua, khen thưởng, kỷ luật nhân sự trong toàn Công ty theo đúng luật pháp và quy chế của Công ty. Continue reading “Chức năng nhiệm vụ phòng tổ chức hành chính”

Chức năng nhiệm vụ của phòng kinh doanh

CHỨC NĂNG:

Phòng Kinh doanh là bộ phận tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc về công tác bán các sản phẩm & dịch vụ của Công ty (cho vay, bảo lãnh, các hình thức cấp tín dụng khác, huy động vốn trên thị trường 1, dịch vụ tư vấn thanh toán quốc tế, dịch vụ tư vấn tài chính, đầu tư góp vốn, liên doanh liên kết, chào bán sản phẩm kinh doanh ngoại tệ trừ trên thị trường liên ngân hàng); công tác nghiên cứu & phát triển sản phẩm, phát triển thị trường; công tác xây dựng & phát triển mối quan hệ khách hàng. Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về các hoạt động đó trong nhiệm vụ, thẩm quyền được giao.

NHIỆM VỤ:

  • Nhiệm vụ chung
    • Thực hiện xây dựng chiến lược, kế hoạch ngân sách hàng năm, kế hoạch công việc của Phòng từng tháng để trình Tổng giám đốc phê duyệt.
    • Tổ chức bộ máy nhân sự, phân công công việc trong Phòng để hoàn thành ngân sách năm, kế hoach công việc của phòng/ban đã được phê duyệt từng thời kỳ.
    • Thực hiện các báo cáo nội bộ theo Quy định của Công ty và các báo cáo khác theo yêu cầu của Ban điều hành.
    • Xây dựng các quy trình, quy định nghiệp vụ thuộc lĩnh vực của Phòng; đánh giá hiệu quả các quy trình, quy định này trong thực tế để liên tục cải tiến, giúp nâng cao hoạt động của Công ty.
    • Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Ban điều hành phân công. Continue reading “Chức năng nhiệm vụ của phòng kinh doanh”

Chức năng nhiệm vụ phòng kỹ thuật

I. Chức năng 

– Phòng Kỹ thuật là đơn vị thuộc bộ máy quản lý của công ty, có chức năng tham mưu cho HĐQT và Tổng giám đốc về công tác kỹ thuật, công nghệ, định mức và chất lượng sản phẩm.

– Thiết kế, triển khai giám sát về kỹ thuật các sản phẩm làm cơ sở để hạch toán, đấu thầu và ký kết các hợp đồng kinh tế.

– Kết hợp với phòng Kế hoạch Vật tu theo dõi, kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hoá, vật tư khi mua vào hoặc xuất ra.

– Kiểm tra, giám sát, nghiệm thu chất lượng sản phẩm.

II. Nhiệm vụ 

– Thiết kế, triển khai thi công sản phẩm ở các khâu sản xuất. Tổ chức quản lý, kiểm tra công nghệ và chất lượng sản phẩm, tham gia nghiệm thu sản phẩm. Continue reading “Chức năng nhiệm vụ phòng kỹ thuật”