Tổng hợp giải đề quản trị dự án cô Phan Thị Thu Hương UEH

Tham khảo một số đề thi cao học cô Phan Thị Thu Hương:

Ôn thi quản trị dự án cô Phan Thị Thu Hương

 

Câu 1: Có một người phát biểu rằng “Phát triển năng lực quản lý dự án là một cách thức mài giũa khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh ngày nay”. Nhận định của các anh/ chị về câu phát biểu này như thế nào? Hãy lý giải ngắn gọn

 

Câu này anh chị cần tập trung vào những chỗ in đỏ ở trên, như vậy anh chị có thể chém gió về môi trường kinh doanh ngày nay trước như sau: (slide 5)

  • Thay đổi với tốc độ nhanh hơn

  • Cạnh tranh khốc liệt

  • Toàn cầu hóa/ Internet làm cho:

  • Các tổ chức trở nên phẳng hơn

  • Sự giảm sút qui mô hợp tác trong công ty

  • Thuê làm bên ngoài, làm việc theo nhóm, ủy quyền

  • Thương mại điện tử

Quản lý một dự án thì bao gồm:

  • Nhận dạng các yêu cầu

  • Đánh giá các nhu cầu, các mối quan tâm và các kỳ vọng khác nhau của các thành viên có liên quan ngay khi dự án được thực hiện và được hoạch định

  • Cân đối các ràng buộc cạnh tranh nhau của dự án bao gồm nhưng không giới hạn:

  • Phạm vi, chất lượng, lịch trình, ngân sách, các nguồn lực và rủi ro

Phát triển năng lực quản lý dự án là làm cho doanh nghiệp có khả năng tốt trong việc nhận dạng yêu cầu, đánh giá, lựa chọn, hoạch định kiểm soát tất cả các yếu tố trên và làm cho doanh nghiệp không những tìm được lợi nhuận mà còn có thể đứng vững trên thị trường cạnh tranh với tốc độ thay đổi như vũ bão trong giai đoạn hiện nay

Ngoài ra anh chị còn có thể chém gió thêm:

  • Quản trị dự án là một ngành công nghiệp phát triển (slide 52 phần 1 hoặc sách MBA trang 28)

  • Quản trị dự án là một điểm mạnh chiến lược ( Slide 53 phần 1 hoặc sách MBA trang 29)

Câu 2: Hãy phân tích công việc dự án “viết tiểu luận môn học QTDA” của nhóm các anh/chị và trình bày ma trận trách nhiệm phân công các thành viên trong nhóm. Bài học nào về việc đẩy mạnh sự cam kết mà anh/chị thấy có ý nghĩa trong quá trình làm việc nhóm để hoàn thành bài tiểu luận này? Giải thích ngắn gọn.

Bài làm

Cấu trúc phân việc (WBS) của dự án “ Viết tiểu luận môn học QTDA” :

Anh chị có thể phân tích theo dạng sơ đồ hay dạng đề mục (thường sử dụng), các công việc có thể là

  • 1.0.Họp nhóm chọn đề tài
  • 2.0.Viết bản mục lục
  • 3.0.Phân chia công việc
  • 4.0.Thực hiện các công việc
  • 5.0.Tổng hợp các nội dung
  • 6.0.Thống nhất nội dung
  • 7.0.Chỉnh sửa, in báo cáo

Trong mỗi công việc tóm lược ở trên anh chị tự viết ra các gói công việc chi tiết nhé

Ma trận trách nhiệm thì có thể làm như sau

Cái ý thứ 2 về đẩy mạnh sự cam kết thì các anh chị tự làm nhé

Câu 3: Một dự án với với tiến độ và kế hoạch nguồn lực như sau:

Yêu cầu:

  1. Vẽ sơ đồ mạng tiến độ thực hiện dự án nêu trên theo hai dạng AOA và AON. Cho biết đội dự án cần bao nhiêu ngày để hoàn thành dự án.
  2. Hãy điền đầy đủ các thông số còn thiếu trong bảng kế hoạch tiến độ ở trên. Nếu lãnh đạo cấp cao yêu cầu đội phải hoàn thành dự án trong 14 ngày, hãy tính toán thông số sơ đồ mạng, so sánh với câu 1 và cho biết đội dự án gặp vấn đề về tiến độ như thế nào?
  3. Để giải quyết vấn đề về tiến độ, đội dự án cần thực hiện các điều chỉnh cần thiết nào? (lưu ý các phương án điều chỉnh cần đảm bảo hiệu quả về chi phí)

Bài giải tham khảo

1.Sơ đồ mạng AON:

Sơ đồ mạng AOA:

Duration:

A1 – A2 – D1 – D2 : 13 ngày

B1 – B2 – D1 – D2 : 17 ngày (đường găng)

B1 – B3 – C – D2 : 15 ngày

Vậy đội dự án cần 17 ngày để hoàn thành dự án

Tính thông số sơ đồ mạng:

2.Các thông số còn thiếu anh Linh Đại Bác còn bó tay thì mình sao biết được, không liên lạc được giáo viên hướng dẫn, chỉ còn cách hỏi anh Tuấn Phan và anh Trác Văn Long thôi nhé, mình chỉ điền thêm được chữ đỏ trong bảng

Mấy ông sếp cấp cao kêu nhóm làm trong 14 ngày, thông số sơ đồ mạng được tính lại như sau:

Mấy ông sếp làm khó nhóm quá, anh Linh Đại bác, chuyên gia tính toán mấy cái thông số sơ đồ mạng cho hay ngoài tác vụ A1 và A2 còn 1 ngày dự trữ toàn phần (TF) thì tất cả các tác vụ khác đều xuất hiện xuất hiện dự trữ âm (độ linh động âm) đặc biệt các tác vụ trên đường găng (màu đỏ) đều có ngày dự trữ (ngày linh động) bị âm. Như vậy việc sếp kêu giảm xuống 14 ngày chỉ có thể thực hiện khi có những điều chỉnh nhằm đưa kế hoạch trở lại với đường găng.

3.Để đảm bảo chất lượng của dự án khi đẩy nhanh tiến độ, vào lúc 20h30 ngày 6/5/14 nhóm đã thảo luận và quyết định đánh đổi giữa thời gian và chí phí như sau:

Hiện tại để thực hiện dự án có 3 lịch trình:

L1: A1 – A2 – D1 – D2 : 13 ngày

L2: B1 – B2 – D1 – D2 : 17 ngày (đường găng)

L3: B1 – B3 – C – D2 : 15 ngày

Bước 1: Ưu tiên giảm thời gian trên đường găng 1 ngày ở tác vụ B1 vì chi phí tăng thêm khi tăng tốc 1 ngày là thấp nhất (100$), lịch trình sau bước 1 thay đổi như sau:

L1: A1 – A2 – D1 – D2 : 13 ngày

L2: B1 – B2 – D1 – D2 : 16 ngày (đường găng)

L3: B1 – B3 – C – D2 : 14 ngày

Bước 2 : Tiếp tục giảm thời gian trên đường găng thêm 1 ngày ở tác vụ D1 vì chi phí tăng thêm khi tăng tốc 1 ngày là thấp nhất (110$) – (lưu ý chỗ này không thể giảm ngày nào ở B1 được nữa vì B1 chỉ có thể giảm 1 ngày thôi), Lịch trình sau bước 2 thay đổi như sau:

L1: A1 – A2 – D1 – D2 : 12 ngày

L2: B1 – B2 – D1 – D2 : 15 ngày (đường găng)

L3: B1 – B3 – C – D2 : 14 ngày

Bước 3: Tiếp tục giảm thời gian thêm 1 ngày trên đường găng ở tác vụ B2 (vì không còn chỗ nào để giảm ngoài tác vụ này), chi phí ở đây mất thêm 120$, Lịch trình thay đổi như sau:

L1: A1 – A2 – D1 – D2 : 12 ngày

L2: B1 – B2 – D1 – D2 : 14 ngày (đường găng)

L3: B1 – B3 – C – D2 : 14 ngày (đường găng)

Xuất hiện 2 đường găng thì có thể tiến hành dự án theo đường nào cũng được, có thể xem xét đường nào có chi phí rẻ hơn, có nhiều thuận lợi hơn về nguồn lực thì tiến hành, nhớ là kêu sếp ói thêm 330$ nhé!

Làm tới đây được rồi, nhưng anh Hải sầu đời – một thành viên lộn xộn của nhóm quá rảnh ngồi vẽ lại xem có vấn đề gì không:

Tính thông số sơ đồ mạng sau khi điều chỉnh kế hoạch:

Đúng rồi mà – rảnh thật!

Câu 4: Trình bày 10 đặc trưng của các nhóm làm việc thành công, bạn tâm đắc nguyên lý nào nhất khi ứng dụng vào bài tiểu luận nhóm.

Bài làm:

10 đặc trưng của một nhóm làm việc thành công được minh họa trong sơ đồ sau:

  1. Các mục tiêu rõ ràng

  • Các mục tiêu được xác định rõ ràng là điều cần thiết để cho mọi người hiểu về mục đích và tầm nhìn của nhóm. Tất cả mọi người đều phải được kéo về một hướng và phải nhận thức được mục tiêu cuối cùng

  • Các mục tiêu rõ ràng giúp nhóm biết thời điểm thành công bằng việc xác định chính xác những gì mà nhóm đang muốn hoàn thành

  • Các mục tiêu rõ ràng hình thành nên quyền sở hữu. Các thành viên của nhóm có nhiều khả năng “sở hữu” các mục tiêu hơn và làm việc để hướng đến chúng nhiều hơn nếu như họ đã quy tụ về một nhóm

  • Các mục tiêu rõ ràng cổ vũ cho tình đồng đội, điều này tránh phát sinh sự hoài nghi hay đôi khi là chủ nghĩa cá nhân

  • Các mục tiêu cuối cùng nên được thống nhất từ ý kiến của mọi người trong, ghi ra và chuyển tải đến mỗi thành viên của nhóm, sau đó được rà soát một cách định kỳ.

  1. Các vai trò được xác định

Việc xác định một cách rõ ràng các vai trò của nhóm không những giúp các thành viên trong nhóm biết được công việc của họ là gì mà còn giúp nhóm nhận ra tài năng của các cá nhân như tính tổ chức, sự sáng tạo, kỹ năng xây dựng đồng đội,…

Các vai trò được xác định rõ ràng giúp các thành viên hiểu lý do họ tham gia vào nhóm đồng thời giúp quản lý sự xung đột liên quan đến vai trò của họ

Có 2 loại vai trò cần thiết trong các cuộc họp nhóm

  • Các vai trò tác vụ đóng góp vào việc thực hiện các công việc của nhóm, mọi người trong những vai trò đó cung cấp thông tin, ý kiến và nguồn sinh lực cần thiết để hoàn thành các mục tiêu.

  • Các vai trò duy trì góp phần vào việc gắn kết và tạo cho nhóm tính hiệu quả. Các vai trò duy trì xác định những vấn đề về con người cũng như không khí làm việc (như người hòa giải, người tạo động lực, người pha trò,…)

  1. Sự truyền thông rõ ràng và cởi mở

Đây là yếu tố quan trọng nhất đối với một nhóm hiệu quả cao. Việc giao tiếp tốt là một giải pháp để giữ cho nhóm luôn luôn được thấu hiểu, được tập trung và hướng về phía trước.

Việc đầu tư vào cải thiện mối quan hệ giao tiếp sẽ đem lại những phần thưởng xứng đáng

Những lợi ích từ việc cải thiện mối quan hệ giao tiếp trong nhóm:

  • Quá trình giao tiếp cởi mở khuyến khích các thành viên của nhóm bày tỏ các quan điểm của họ và đề xuất tất cả những thông tin mà họ cho rằng sẽ làm cho nhóm có được hiệu quả cao hơn

  • Việc giao tiếp rõ ràng bảo đảm rằng các thông điệp của nhóm được thấu hiểu bởi cả người nói và người nghe

  • Việc giao tiếp hai chiều tăng cường khả năng tất cả các thành viên của nhóm lắng nghe cùng một thông điệp

  • Kỹ năng lắng nghe tốt bảo đảm cả nội dung của người nói và dụng ý của họ được lắng nghe

  • Việc chú tâm đến việc truyền thông bằng lời giúp chúng ta nhận định sâu hơn về sự cảm nhận và các thông điệp ẩn chứa trong cách thức làm việc của nhóm.

  1. Việc ra các quyết định hiệu quả

  • Việc ra quyết định hiệu quả xảy ra khi nhóm nhận thức được và sử dụng nhiều phương pháp để đi đến quyết định. Sự đồng thuận thông thường là một cách tốt nhất để thực hiện việc ra quyết định

  • Các thành viên trong nhóm nên thảo luận về phương pháp mà họ muốn sử dụng và nên sử dụng các công cụ để hỗ trợ (như kỹ thuật biểu quyết nhiều lần, phân tích tác động tích cực-tiêu cực,…)

  • Việc thực hiện quyết định hiệu quả là cần thiết đối với qui trình làm việc của một nhóm. Các nhóm chọn đúng phương pháp ra quyết định vào đúng thời điểm không những tiết kiệm được thời gian mà thông thường còn thực hiện được những quyết định tốt nhất

  1. Sự tham gia công bằng

Sự tham gia công bằng bảo đảm rằng tất cả mọi người trong nhóm đều có sự tham gia đầy đủ. Càng có nhiều thành viên tham gia vào các hoạt động của nhóm thì nhóm càng có nhiều khả năng trải nghiệm ở mức độ cao về sự tận tâm và khả năng phối hợp

Sự tham gia ngang bằng có nghĩa là tất cả qun điểm của mọi người trong nhóm được tìm hiểu và nhìn nhận bởi các thành viên khác trong nhóm. Khi một nhóm chuyển từ giai đoạn hình thành đến những giai đoạn trưởng thành hơn thì các thành viên của nhóm phải đảm bảo về một sự cộng tác tích cực, điều này bị ảnh hưởng bởi 2 yếu tố:

  • Hành vi của nhà lãnh đạo: Các nhà lãnh đạo phải tạo ra không khí cộng tác, tưởng thưởng cho những hành động chấp nhận rủi ro cũng như dẫn dắt các cuộc thảo luận mà kết quả là sự tham gia của tất cả mọi người

  • Những kỳ vọng được trông chờ ở người tham gia:

Những người cộng tác phải sẵn lòng cung cấp thông tin thay vì phải ép buộc một ai đó khai thác thông ti từ họ.

Chỉ khi tất cả mọi người có cơ hội nghe hết những ý kiến khác và mọi người lắng nghe ý kiến của chính mình thì sự thảo luận mới bắt đẩu

Tất cả các thành viên trong nhóm không chỉ có trách nhiệm cộng tác mà còn phải bảo đảm tất cả mọi người khác được giao cho những cơ hội để cộng tác.

  1. Tính đa dạng được coi trọng

Tính đa dạng được xem là trọng tâm của việc xây dựng một nhóm (xem mô hình).

  • Sự đa dạng không chỉ giới hạn trong giới tính và chủng tộc. Nó còn bao gồm cách mà người ta suy nghĩ, những kinh nghiệm và phong cách của họ. Những suy nghĩ, ý tưởng, phương pháp, kinh nghiệm, và quan điểm đa dạng giúp tạo nên một nhóm hiệu quả cao.

  • Sẽ rất khó để quản lý một nhóm có độ đa dạng cao, nhưng những ích lợi mà chúng mang đến cuối cùng sẽ được thể hiện. Phải cần đến các công việc và một nhóm rất đặc biệt để khuyến khích sự khác biệt mà mỗi cá nhân mang đến cho nhóm. Sự linh động và nhạy cảm chính là yếu tố then chốt.

  1. Quản lý xung đột

Sự xung đột là điều cần thiết đối với tính sáng tạo và năng suất làm việc của một nhóm. Các nhóm hiệu quả xem các xung đột như là một yếu tố tích cực, và việc quản lý xung đột bảo đảm răng các vấn đề không được giấu biệt đi.

Một số lợi ích về các xung đột hữu ích:

  • Thúc ép một nhóm tìm cách để thông tin hữu ích, tìm kiếm các mục tiêu, và đạt được những sự đồng thuận

  • Khuyến khích một nhóm xem xét tất cả các quan điểm sau đó đưa ra giải pháp cho mỗi quan điểm

  • Làm tăng tính sáng tạo bằng cách thúc đẩy nhóm nhìn xa hơn phạm vi của các giả định và thông số

  • Làm tăng chất lượng của các quyết định trong nhóm bằng cách tìm kiếm giải pháp thỏa mãn tối đa các yêu cầu của mọi người

  • Cho phép các thành viên thể hiện cảm xúc giúp các trở ngại của họ được giải quyết

  • Quản lý xung đột khuyến khích sự cộng tác.

  1. Không khí tích cực

Để có thành công thật sự, một nhóm phải có sự tin cậy và và cởi mở với nhau, nghĩa là một không khí tích cực

Sự tin cậy chính là thành phần quan trọng nhất của một không khí tích cực. Một số đặc điểm và hành vi để xây dựng sự tin cậy:

  • Cần sự trung thực và ngay thẳng

  • Cần cởi mở và dễ gần gũi

  • Cần được chấp thuận và phê chuẩn

  • Là người đáng tin cậy và xứng đáng với sự tin cậy đó

  1. Các quan hệ cộng tác

Các thành viên trong nhóm biết rằng họ phải cần đến kỹ năng, sự hiểu biết và khả năng chuyên môn của người khác để hoàn thành nhiệm vụ mà họ không thể thực hiện khi làm việc một mình. Các mối qua hệ cộng tác chính là dấu hiệu của các nhóm hoạt động với hiệu quả cao nhất.

Một số hành động có thể xây dựng mối quan hệ cộng tác tích cực:

  • Ghi nhận và đánh giá những điểm mạnh khác nhau mà mỗi thành viên mang đến cho nhóm

  • Tạo ra một diễn đàn trong đó các thành viên có thể cung cấp và nhận được những đóng góp mang tính xây dựng

  • Thực hiện việc tự đánh giá như là một công việc bình thường

  • Xây dựng môi trường tin cậy và cộng tác lẫn nhau

  • Hoan nghênh sự thành công của nhóm

  1. Sự tham gia của nhà lãnh đạo

Sự tham gia của nhà lãnh đạo có nghĩa rằng các nhà lãnh đạo chia sẻ trách nhiệm và sự vinh dự, mang tính chất hỗ trợ và công bằng, tạo nên không khí tin cậy và cởi mở, đồng thời là nhà huấn luyện và là những người giáo viên

Câu 5: Phân tích phạm vi dự án và các bên liên quan

Câu này có thể hỏi lý thuyết hoặc cho tên 1 dự án nào đó (giáo viên cho luôn tên dự án hoặc học viên tự cho tên) sau đó phân tích phạm vi là gì và bao gồm các bên liên quan nào (danh sách) và lập bản phân tích các bên liên quan

Bài làm

Anh/ chị cần nắm rõ lý thuyết:

  1. Phạm vi dự án:

  • Là cách thức mô tả giới hạn của một dự án

  • Xác định dự án sẽ chuyển giao và không chuyển giao những gì, tức là cái gì phải được hoàn thành, cái gì sẽ được chuyển giao.

  • Trong bối cảnh dự án, thuật ngữ phạm vi có thề kể đến là:

+ Phạm vi sản phẩm – kết quả cuối cùng của dự án: những đặc tính và chức năng mà nó đặc trưng cho một sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả với những đặc tính và chức năng cụ thể (CÓ THỂ HIỂU NÔM NA LÀ SẢN PHẨM/DỊCH VỤ GÌ VÀ TIÊU CHÍ CHẤP NHẬN CỦA NÓ NHƯ THẾ NÀO)

+ Phạm vi dự án: những công việc cần được hoàn thành để tạo ra một sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả với những đặc tính chức năng cụ thể.

  1. Các bên liên quan:

Các bên liên quan là các cá nhân, các nhóm làm việc và các tổ chức tham gia 1 cách chủ động trong dự án, hoặc những người có những mối quan tâm có thể ảnh hưởng tích cực hay tiêu cực đến kết quả thực hiện dự án hoặc sự hoàn thành dự án

Phân tích các bên liên quan phục vụ cho 2 mục đích:

  • Xác địn nhu cầu thông tin của các bên liên quan khác nhau

  • Đưa ra một chiến lược truyền thông sẽ phục vụ tốt nhất cho dự án

Các bên liên quan cần phải được xác định kỹ vì chúng ta cần trao đổi với họ trước, trong quá trình thực hiện và sau khi kết thúc dự án

Vậy ai là các bên liên quan??? Tham khảo sơ đồ bên dưới

MỘT DỰ ÁN KHÔNG PHẢI LÚC NÀO CŨNG CÓ NHIÊU ĐÂY CÁC BÊN LIÊN QUAN ĐÂU NHÉ, DỰA VÀO CÁI SƠ ĐỒ NÀY VÀ ĐỊNH NGHĨA Ở TRÊN MÀ XÁC ĐỊNH AI LÀ CÁC BÊN LIÊN QUAN TRONG DỰ ÁN CỦA ANH CHỊ

Câu 6: Quản trị dự án là 1 ngành riêng biệt, người QTDA thì không. Nêu ý kiến

Bài làm:

Câu này anh chị tập trung phân tích 2 vấn đề : Vấn đề 1: QTDA là 1 ngành riêng biệt và vấn đề 2: Người quản lý dự án ko riêng biệt:

Vấn đề 1 cần nói rõ:

  • Các đặc trưng chính của dự án:

+Một mục tiêu được thiết lập

+Một khoảng thời gian xác định với 1điểm bắt đầy và 1 điểm kết thúc (tính tạm thời)

+Có sự tham gia của nhiều bộ phận ở tất cả các cấp độ tổ chức với các lĩnh vực chuyên môn khác nhau
+Đặc thù, thực hiện những điều chưa từng làm trước đó (tính duy nhất)

+Có yêu cầu về thời gian, chi phí và kết quả thực hiện cụ thể

  • Với các đặc trưng này thì QTDA là một ngày riêng biệt so với các ngành khác như QT NNL, QT Marketing, QT chiến lược,…(cần thì chém gió thêm chức năng của các ngành QT, ví dụ chức năng của QTNNL là thu hút, đào tạo phát triển và duy trì nguồn nhân lực,…)

Vấn đề 2 cần nói rõ nhà quản lý dự án ko phải là người có 1 điểm mạnh nổi bật về 1 ngành/lĩnh vực nào mà người quản lý đó phải hội tụ rất nhiều kiến thức kỹ năng, kinh nghiệm về rất nhiều lĩnh vực để có thể là nhà tư vấn, giáo viên, người lãnh đạo, người hòa giải, tạo động lực, nhà kỹ thuật, người ra quyết định, nhà hỗ trợ tốt cho tất cả các thành viên trong đội dự án, kết nối cũng như tác động các bên liên quan bên ngoài dự án,…

Hay nói các khác người QLDA phải : (tham khảo slide cô Hương –QTDA)

  • Có phương pháp hệ thống

  • Có kỹ năng phân tích

  • Có khả năng bao quát

  • Kiên định nhưng linh hoạt

  • Chính trực

  • Bình tĩnh, điềm đạm

  • Người giải quyết vấn đề

  • Định hướng mục tiêu

  • Người đổi mới

  • Chịu áp lực tốt

  • Giỏi kỹ thuật, tận tâm, nhạy bén

  • Biết liên kết và quan tâm các mối liên kết

  • Người truyền đạt thông tin

  • Nhà lãnh đạo

ACE CHÉM 2/3 NHỮNG ĐỨC TÍNH NÀY CŨNG CÓ ĐIỂM RỒI (GIỐNG NHƯ THẦY QT THƯƠNG HIỆU NÓI, NHỚ GẠCH ĐẦU DÒNG, VÔ THI VIẾT GÌ CŨNG ĐƯỢC)

Một số khả năng của nhà QLDA hiệu quả: (sách MBA trang 27-28)

  • Truyền đạt 1 tầm nhìn

  • Động viên và truyền cảm hứng cho đội

  • Xây dựng sự tin tưởng lẫn nhau trong đội

  • Tạo ảnh hưởng đến các bên tham gia bên ngoài đội dự án

  • Cụ thể hóa những điều trừu tượng

  • Thể hiện sự kiên định, bền bỉ và lòng quyết tâm

  • Quản lý và giải quyết mâu thuẫn

  • Biết khi nào thì thực hiện các quyết định

  • Duy trì cái nhìn tổng thể khi tổ chức các vấn đề chi tiết

1 thought on “Tổng hợp giải đề quản trị dự án cô Phan Thị Thu Hương UEH”

Comments are closed.